BPA и RPA технологии для автоматизации бизнес-процессов

Применение роботов и автоматизация бизнес-процессов

Разберемся что стоит за терминами роботизированная автоматизация процессов (RPA - Robotic Process Automation) и автоматизация бизнес-процессов (BPA - Business Process Automation). Является ли RPA/BPA просто модным словами или, возможно, принципиально новым подходом к автоматизации?

RPA-технологии

Роботизированная автоматизация процессов (RPA) - это набор инструментов автоматизации, основанных на использовании различных ботов и предназначенных для автоматизации повторяющихся однообразных задач.


Боты RPA взаимодействуют с бизнес-системами и автоматизируют различные, в основном несложные задачи. Например, поиск электронного письма, содержащего счет-фактуру, извлечение из него данных, а затем ввод их в систему счетов-фактур - в основном, просто копирование и вставку нужных материалов в нужные поля.

Сценарии использования технологий RPA варьируются от самых простых, таких как автоматический ответ на электронное письмо, до более сложных, включая развертывание длинных цепочек ботов, каждый из которых запрограммирован на автоматизацию конкретной задачи.


Технологии RPA, по крайней мере, в их классической версии, не выходят за рамки отдельных операций, они не могут автоматизировать весь процесс или даже его ветвь с самого начала.

Технологии RPA - это не роботы

Сами по себе боты RPA не будут считаться роботами в традиционном смысле. У них нет необходимого уровня интеллекта, чтобы подвергаться, скажем, машинному обучению. На самом деле они могут только подражать человеческим действиям, но их не учат принимать решения. Идея технологий RPA возникла из характера работы в центрах обслуживания клиентов, где десятки людей обычно занимаются одними и теми же однообразными задачами - например, заполнением документов. Но если бы часть их работы была делегирована боту, который может воспроизвести эти простые действия, люди бы меньше уставали и возможные ошибки уменьшились бы. Это абсолютная привлекательность технологий и инструментов RPA, а также источник их недостатков.

Плюсы и минусы технологий RPA

Предположение: робот надежен, он работает в неудержимом режиме 24/7/365, не заболевает и не уходит с работы ради лучшей сделки.

Реальность: а самом деле робот может зависнуть по сотням причин, каждую из которых вам придется обнаружить и исправить. Боты также нуждаются в постоянном обслуживании, они не создаются раз и на всегда.


Предположение: технологии RPA имитируют использование созданного человеком пользовательского интерфейса для сбора данных и управления приложениями.

Реальность: иногда использование RPA может выглядеть как автоматизация автоматизации. Просто подумайте об этом: программа работает с программой с интерфейсом, созданным для людей, на компьютерном устройстве, пытаясь смоделировать действия человека. Разве не было бы более логично создавать системы таким образом, чтобы действия робота уже были запрограммированы в них, чтобы вам не пришлось делать весь этот финт ушами, минуя пользовательский интерфейс, ориентированный на человека? В этом аспекте RPA может быть скорее временным костылем, чем фактическим решением, которое может улучшить систему.


Предположение: роботы не совершают ошибок и не путают буквы и цифры

Реальность: они совершают ошибки, просто другого рода по сравнению с тем, что сделал бы человек


Предположение: бот может выполнять несколько различных функций, он может быстро перемещаться между ними в зависимости от контекста, в то время как мы, люди, не можем переключаться между задачами так быстро и эффективно.

Реальность: такие боты больше не могут считаться простыми и доступными, поскольку они должны быть запрограммированы на понимание изменения контекста. Использование технологий RPA в таком случае может быть не лучшим решением, так как обученный работник может более эффективно оценивать обстоятельства и переключаться между задачами.


Предположение: боты удобны в использовании, просты в понимании и настройке в соответствии с нашими потребностями

Реальность: это не совсем так. Чтобы настроить ботов, необходимо освоить программирование, освоить библиотеки и фреймворки, читать техническую документацию.

Наиболее подходящие места применения технологий RPA

Поддержка простых и рутинных задач. Обычно RPA в несколько раз дешевле, чем другие инструменты автоматизации. Но необходимо дифференцировать автоматизацию простых и сложных задач. Последнее, например, включает в себя автоматизацию длинных и разветвленных цепочек операций с нестандартизированными данными. Таким образом, для сложных задач технологии RPA плохо подходят, другие инструменты, такие как BPA, могут быть лучше использованы там.


Постоянный "костыль" в области, где полноценная автоматизация невозможна. Например, для устаревших систем, которые не могут быть заменены по разным причинам. На данный момент RPA могут продлить срок службы устаревшей системы.


Временный патч для небольшой проблемы. RPA хорошо работает в качестве временной замены до тех пор, пока не будут внедрены более сложные ИТ-системы. Например, если задача сталкивается с ответвлением, и каждая ветвь одинаково важна: одна группа людей, выполняющих процесс с одной последовательностью, и другая группа, которая выполняет его по-разному. И хотя наша задача может заключаться в том, чтобы выяснить, как объединить эти две части в один процесс, RPA может помочь в поддержке каждой из ветвей. Как только мы поймем, как автоматизировать весь этот процесс, мы просто удаляем ботов из последовательности и полностью автоматизируем ее. Таким образом, RPA может быть эффективным промежуточным решением.


Более дешевое решение, если полная автоматизация неоправданно дорогая. Если полноценная автоматизация процесса делает его дороже, но не приносит увеличения дохода, нет смысла это делать. Вы не можете позволить себе увлекаться автоматизацией. Здесь нам нужно искать более доступное компромиссное решение, которым могут стать технологии RPA, пока вы не внедрите новую, уже автоматизированную систему через пару лет.


Поддержка гибких процессов. Когда мы понимаем, что требуется слишком много усилий, чтобы проанализировать и описать весь процесс плюс он постоянно меняется, нет смысла делать большие смелые шаги автоматизации. В этом случае мы можем либо использовать технологии RPA и перенастраивать роботов синхронно с изменением процесса, либо вообще не внедряем автоматизацию.

Вывод:
Технологии RPA хороши для легкой автоматизации - поддержка простых и рутинных задач, как более доступное решение, как временное исправление проблемы и где обычная автоматизация невозможна. Но для полноценной автоматизации может быть лучше подходящее более системное решение. Это называется автоматизацией бизнес-процессов.

BPA и как они пересекается с RPA

BPA или BPM (Business Process Management - управление бизнес-процессами) - зонтичный термин для методов обнаружения, моделирования, анализа, измерения, улучшения и оптимизации структурированных или неструктурированных бизнес-процессов.


Таким образом, вы можете легко представить себе использование RPA в рамках стратегии BPA. Если управление бизнес-процессами помогает выявить слабые места в рабочих процессах, то RPA можно рассматривать как техническое или тактическое решение, которое помогает устранить эти слабые места, выполняя трудоемкие, повторяющиеся задачи.


BPA обычно проявляется как:

  • определение объема административных задач, необходимых для управления определенным процессом;
  • определение и указание всех рабочих процессов;
  • поиск слабых мест, которые необходимо улучшить и оптимизировать, а также пробелов, которые необходимо устранить;
  • преобразование текущих рабочих процессов в более эффективные.

Поскольку RPA и BPA сосредоточены на улучшении процессов и повышении производительности, они идеально дополняют друг друга. BPM и RPA вместе взятые создают сильный импульс для сокращения времени выхода на рынок и экономии ресурсов для выполнения задач высшего качества.


BPA - для принятия решений, RPA - для поиска

BPM помогает организовать процесс эффективной обработки задач, когда дело доходит до сложных вопросов, а RPA помогает определить эти задачи. Например, программный бот RPA находит транзакцию, которая выходит за рамки заданной суммы. Робот идентифицирует этот случай и определяет его как задачу, которая требует от сотрудника принятия решений. Сотрудник примет решение на основе рабочего процесса BPA, разработанного для него, чтобы эффективно справиться с этой конкретной ситуацией в организации.


BPM и RPA работают 24/7/365

Некоторые более простые рабочие процессы могут буквально работать 24/7 при использовании комбинации BPA + RPA. Например, обработка заказа не всегда является простой процедурой, выполняемой всего за три этапа: ввод данных CRM, создание заказа, обработка заказа. На практике часто приходится иметь дело с дополнительными шагами, например, вводом дополнительных данных. В таких случаях полезно использовать комбинации автоматизации, которые могут выполнять эти простые процессы до тех пор, пока ваш сотрудник не вернется и не добавит дополнительные шаги.


RPA - для правил, а BPA - для исключений

RPA - это идеальный инструмент для повторяющихся задач, и он отлично работает, когда дело доходит до структурированных действий, основанных на правилах. Но есть исключения из каждого правила, и BPA приходит на помощь в этих исключениях.

Например, в RPA программный робот может столкнуться с отсутствием информации или пустым полем при заполнении данных о сотрудниках. Программный бот пропустит его после определения того, что это исключение, и продолжит обработку своих действий на основе правил. В BPA некоторые из этих исключений могут быть предопределены и предварительно смоделированы. Например, если какое-либо поле отсутствует, будет создан бизнес-процесс исключения. Он уведомит об этом указанного пользователя, что поможет вам быстро справиться с исключением в ручном режиме.


RPA в BPA сокращает время выполнения задачи

BPA - это процесс определения потока или функции для повышения операционной эффективности. Однако иногда возникают задачи, которые могут замедлить общий темп процесса, и RPA лучше их выполняет.


Как мы видели, подход RPA хорошо сочетается с BPA. Технология RPA - это в основном восходящая автоматизация: от одной задачи до более систематической автоматизации. Вы "перехватите" одну задачу на пути к другой, постепенно охватывая весь процесс в целом. Технология BPA подразумевает движение сверху вниз, сначала вы смотрите на процесс в целом и автоматизируете его в целом, возможно, опуская некоторые отдельные операции. И тогда мы можем начать определять процесс и поддерживать отдельные операции. Один подход не исключает другого.


Выяснение того, какой подход применим к вашему бизнесу - BPA сверху вниз или RPA снизу - может быть достаточно трудоемким. Автоматизация не обязательно должна быть запутанным сложным процессом, ее самым большим преимуществом является то, что она может соответствовать потребностям бизнеса на многих уровнях и в различных масштабах.

Хотите автоматизировать бизнес-процессы?